Într-o societate bazată pe tehnologie cât mai avansată, principalele preocupări ale oamenilor este să aibă acces la informație într-un mod cât mai rapid, rezolvarea problemelor fără prea mult efort. Timpul este prețios și de multe ori apelăm la anumite firme și persoane pentru a ne rezolva problemele. Ei bine despre rezolvarea anumitor problemele vorbim astăzi.
Despre arhivarea documentelor, despre digitalizarea lor, despre bonificația angajatului, despre performanță și angajați fericiți, vorbim cu CEO companiei Arhivatorul, Florin Cuc.
Câteva detalii despre Arhivatorul
Depozitul Arhivatorul, finalizat în 2015, are suprafața construită de 5.000 mp și are capacitatea de păstrare și conservare a peste 200.000 de metri liniari de arhivă în cele mai bune condiții de siguranță și integritate. Este dotat ultramodern cu echipamente și sisteme integrate de gestiune, monitorizare și securitate. Depozitul este construit strategic și sigur pentru a fi ferit de calamități naturale (inundații, incendii, cutremure etc).
Arhivatorul este cel mai generos depozit de documente situat în regiunea Nord-Vest a României. Localizarea strategică la intersecția județelor Cluj, Alba și Mureș (cca. 50 km distanță de reședințele acestora), la 10 km de nodul de intrare pe Autostrada Transilvania și la doar 1 km de E60, pe DJ 107F, facilitează accesul rapid spre și dinspre orice colț al țării.
Adrian Soporan: Cum s-a născut Arhivatorul?
Florin Cuc: Această întrebare este una foarte interesantă. Săptămână trecută eram la ASE București, în vizită la Decanul Facultății, care ținea un curs la mai mulți cursanți despre leadership și despre organizarea firmelor. Când am ajuns acolo mi-a spus să zic câteva cuvinte. Firește, mi-am înghițit limba dar am trecut peste, și mi s-a pus această întrebare. Însă întrebarea a fost mai hazlie: „V-ați gândit de mic la arhivarea documentelor? Și eu le-am răspuns tot în stilul întrebării: Da, când eram mic la țară, când mă plimbam cu vaca pe marginea șanțului m-am gândit că o să fac arhivarea documentelor. Sunt un om de bussines și această idee s-a născut undeva la un spriț. Nu mai reușesc să îmi amintesc locul, persoanele cu care eram la masă dar știu că de acolo a pornit. Era undeva prin anul 2007-2008. În momentul în care am găsit oportunitatea să investesc fiind ajutat și de Fondurile Europene care s-au derulat, am făcut-o. Am făcut-o destul de greoi pentru că am avut tot felul de firme de consultanță care m-au tot pasat dar într-un final am găsit firma corespunzătoare care mi-a făcut proiectul, am implementat și uite că acum, Arhivatorul, după 3 ani jumate, este pe piață.
A.S.: Ce faceți mai exact?
F.C.: Noi avem grijă ca, clienții noștri să se simtă în siguranță. Pot spune că viziunea noastră este să inovăm și să ne dezvoltăm continuu pentru a fi o soluție integrată și sistemică pentru managementul documentelor, atât fizic cât și electronic, astfel încât clienții să se simtă în siguranță. Aceasta este viziunea pe care noi o avem pe termen lung. Mai exact, facem arhivarea fizică a documentelor, ceea ce înseamnă că preluăm de la clienții noștri documentele în format fizic, le prelucrăm conform legii arhivelor, după care le depozităm. După această operațiune, oferi clienților operațiunea de arhivare electronică, astfel încât dacă din documentele pe care noi le-am arhivat, clientul ne spune ca are nevoie de o parte din ele pentru a le folosi des în procesul lor de producție, acele documente le arhivăm electronic, le scănăm și le indexăm unui caiet de sarcini pe care îl stabilim împreună cu clientul. Ex: O făctură are următorii indexi. Furnizorul codului fiscal, județ, factură. După care clientului îi este foarte ușor să își găsească fiecare document. Mai oferim clientului hn soft și aici pot spune că suntem unii dintre partenerii pentru România ai aplicației, care este o aplicație dezvoltată în foarte multe țări și are peste 1 milion de utilizatori. Este o aplicație pe care noi o customizăm după nevoile fiecărui client. Vine un document în firmă, se înregistrează, unde se trec mai mulți indexi, documentul respectiv este pus pe fluxuri de lucru. Echipa noastră tehnică stabilește aceste fluxuri de lucru cu fiecare client în parte. În clipa de față, clientul are fluxuri analogice, ( intră documentul- pleacă la dir. General- el îl repartizează la departamentul care trebuie să îl rezolve- șeful de departament îl dă mai departe, etc.) Aceste fluxuri le facem electronice astfel încât fiecare modificare a documentului respectiv se vede, rămâne o tranșabilitate a documentelor.
Documentele care ajung la expirarea termenului de clasare, este o operațiune de selectare a documentelor. ( se face un inventar la cele expirate, îl aprobă Arhivele Naționale, după care acele documente trebuie distruse)
Suntem unici în România care avem un utilaj mobil de distrugere confidențială a documentelor. Mergem la client și îi dăm voie să își introducă singur documentele în utilajul respectiv, după care ies foarte mărunte. Pe românește, este o moară de tocat documente.
Acest utilaj l-am achiziționat pentru a fi în concordanță cu GDPR, cu distrugerea documentelor cu caracter personal care este o chestie obligatorie pentru fiecare firmă.
A.S.: Care sunt clienții d-voastră?
F.C.: Dacă o luăm la general, toți cei care produc documente, sunt clienții noștri. Dacă segmentăm și targhetăm piața, este împărțită astfel:
– Firme active- mici și mari
– Instituțiile statului
– Firmele care intră în faliment
Un alt segment foarte important, partenerii noștri, sunt firmele de contabilitate, firmele de audit, firmele de avocatură, firmele de consultanță pe care i-am luat într-un parteneriat deoarece ne ajută să ajungem mai ușor la clienții lor. În acest parteneriat încercăm să găsim soluții, astfel încât să ușurăm munca lor.
Acum lucrăm cu firmele de contabilitate la o soluție astfel încât noi să fim un antemergător în relația cu clientul. În fiecare dată de 10 a lunii, patronul duce punguța cu documentele de luna trecută în fața contabilului.
Noi vrem să rezolvăm această problemă în sensul că mergem noi la client, luăm noi punguța cu documente, o ducem la noi, vrem să înființăm centre de preluare a documentelor, noi scanăm documentele și le punem pe categorii, iar contabilul are acces la documente în format electronic. Documentele le punem în dosare, în cutii și le depozităm. Mai mult, lucrăm la un soft pentru a face noi contabilitatea primară pentru contabil, astfel încât, contabilii să nu mai aibă angajați care fac contabilitatea primară să aibă doar experții contabili care să facă închiderea. Acesta este un soft cu care ne pregătim să ieșim pe piață.
Dacă stăm să ne uităm în istorie și privim și în viitor următorul pas este industrializarea 4.0.
Dacă ne uităm în urmă, industrializarea 1.0- mașină cu aburi.
2.0- benzile automate în fluxurile de lucru.
3.0 digitizare – softurile
4.0- componenta principală este digitalizarea, înseamnă legătura dintre produs și consumatori care să se facă direct, cu ajutorul softului. Încât, încet, se reduce influența omului în procesul de achiziție a unui serviciu sau a unui produs. Noi am observat lucrul acesta și practic, pentru asta ne pregătim. Toata structura noastră de vânzare este cu o bază solidă pe acest lucru. 4.0
A.S.: Care sunt atuurile Arhivatorul.
F.C.: Există concurență în orice domeniu, nu suntem singurii și ne-ar fi foarte greu să fim singuri pe piață, asta ar însemna ca noi să deschidem toate drumurile.
Mai sunt și alții care sunt mai buni decât noi și încercăm să vedem ceea ce fac ei. Dar principala noastră inspirație este afară. Avem foarte multe ieșiri la firme cu care intru în diferite colaborări, firme care sunt în domeniul nostru, pentru a vedea ceea ce fac ei. Am fost la o firmă în Portugalia unde mi-a plăcut un lucru super fain. Adresa de corespondență a unor clienți erau direct la directorul general. Adică îi venea documentul respectiv, el îl scana, el îl punea pe flux și originalul rămânea direct în depozit, astfle încât clientul nu mai are grija documentelor, să aibă totul digitalizat. Iar noi prin acest lucru, îi reducem costurile. ( nu mai plătești un angajat, nu plătești spațiu de chirie pentru a depozita documente).
Suntem într-un proces și de educare a pieții.
Ce avem noi în plus, pe profilul nostru, am terminat anul trecut pe locul 7 pe țară, cu o cifră de afaceri de 1 milion de euro. Anul acesta ne-am propus să sărim la 1.5 milioane de euro și ar trebui să ajungem pe locul 5 sau locul 6.
În acest top există 3 firme multinaționale și încă 3 firme autohtone. Atu pe care noi îl avem este faptul că noi ne dezvoltăm la nivel național. În clipa de față avem depozit la Timișoara și în București. Anul viitor vrem să deschidem în Constanța și Iași, astfel încât firmele mari sau băncile, firme de asigurări, să putem merge spre ei cu aceleași procese și proceduri de lucru, astfel încât clientul să se simtă în siguranță.
Un alt atu, avem această soluție integrată prin care facem arhivarea fizică, arhivare electronică, registratură și fluxul de documente și selecționare și distrugerea documentelor confidențiale. Nu mai sunt alte firme care să facă toata structura și să o facă la nivel profesionist.
A.S.: V-ați lovit de lipsa forței de muncă?
F.C.: Nu! Aud printre alți antreprenori că nu avem forță de muncă. Din păcate trebuie să uităm vremurile în care patronul era cel care dădea cu pumnul și angajatul trebuia să stea în poziția ghiocelului și să execute tot ce zice. Mai mult, noi ne axăm și încercăm să aducem spre noi generația nouă, prin care omul, angajatul trebuia să contribuie activ la bunul mers al firmei, nu doar să execute. Angajatul trebuie să se vadă util și trebuie să vină cu plăcere la lucru. Încercăm să facem aceste lucruri. Să nu credeți că la noi este un lucru extraordinar să lucrezi cu documente. Facem ca omul să fie motivat finaciar însă și non-financiar, prin diferite activități care să ne unească ca și colectiv, să formăm o familie. Noi avem ședințe lunare, însă nu sunt ședințe prin care le trasez sarcini, dimpotrivă sunt ședințe prin care ne consultăm. Am întâlniri de coaching cu angajații care au problemepersonale. Lucrurile acestea ajută la bunul mers al firmei. Nu ne ies toate, nu toate sunt extraordinare, însă sunt oameni care vin, stau, și pleacă. Am avut oameni care au fost lângă mine 3 ani, al doilea om în firmă și a făcut vânzări, câteodată mai bine decât mine, și după 3 ani jumate a trebuie să plece pentru că nu se mai regăsea în firmă. Nu e nici o problemă. În momentul în care ții un om cu forța, te chinui și tu ca firmă și îl chinui și pe el. Poate în altă parte, el își găsește un loc mai bun, unde să se simtă bine. Uite, a plecat directorul executiv și a făcut loc la doi oameni foarte buni.
Eu aștept ca la firmă să vină oameni simpli, dornici de dezvoltare, oameni care citesc. Cei de aici, angajații de aici, citesc. Avem 100 de cărți, le dăm să citească, nu îi obligăm dar îi motivăm să citească.
A.S.: Care este secretul unui bussines sănătos?
F.C.: Cel mai important lucru este că eu, ca angajator sau proprietar de firmă, trebuie să am o viziune iar oamenii să știe lucrul acesta. Viziunea mea nu este să fac bani, viziunea mea este să fiu o soluție integrată și sistemică care să confere siguranță clienților mei. Vizunea pe care oamenii o știu. Iar în momentul în care, colegul meu, vede un orizont, unde vreau să mă duc, mă urmează. Prin acțiunile pe care le fac trebuie să corespundă viziuni, misiunii ( cum îți duci la îndeplinire această viziune) și valorile firmei (lucruri de la care nu te abați). Dacă te gândești doar să faci bani, esti ca un câine care se învârte în jurul cozii. În clipa de față nu pot spune că firma este pe profit, dar firma este pe creștere datorită oamenilor. Am o echipă fantastică care știe ce are de făcut. După 3 ani jumatesuntem într-un proces de reorganizare strategică a firmei prin care ne-am stabilit foarte clar viziunea, misiunea și obiectivele strategice. Noi știm unde o să fim în anul 2025. Noi știm ce să facem ca să ajungem acolo în 2025. Unul dintre obiective este cantitativ-cifra de afaceri, calitativ- să avem un anumit profit.
Avem grijă și dpdv social, avem grijă să premiem excelența, vom avea grijă de mediu. Anul trecut angajații firmei au adunat leu cu leu și am cumparat o tablă interactivă pentru Asociația Autism Câmpia Turzii. Din banii angajaților, neobligați de nimeni. S-a strâns suma, am dublat suma respectivă și am făcut o bucurie celor de acolo. La fel vom face și anul acesta.
În momentul în care ți-ai stabilit foarte clar aceste lucruri și te ții de ele, încerci să ieși din zona aia pompieristică, în fiecare zi fugi să stingi câte un foc și te ocupi de lucrurile importante și neurgente atunci ai satisfacția lucrului. Dacă toată ziua fugim acolo, dincolo, seara suntem foarte obosiți și te intrebi ce ai făcut în ziua respectivă. Dacă faci 3 lucruri maxim într-o zi și într-o lună de zile unul dinele le-ai realizat și l-ai dus la capăt, și care îți aduce un profit pe viitor, ai reușit. Facebook, televizorul, lucruri care sunt pierdere de vreme. Eu nu mă mai uit la televizor, nu mai știu politică. Singurul meu mentor în politică este mama mea pe care o sun zilnic și o întreb pe ea ce s-a mai întâmplat astăzi.
A.S.:Investiți în d-voastră și în oameni?
F.C.: Investesc foarte mult și voi investi și mai mult. La un moment dat cineva din firmă îmi spunea: „De ce îl duci la curs, că poate pleacă”. Dar dacă nu pleacă? Și trebuie să lucru cu el? Ce fac? Mai bine îl duc la curs și dacă pleacă măcar să îmi mulțumească că l-am ajutat să se dezvolte. Anul acesta am investit foarte mult în mine și în colegi. Facem cursuri la București de General Manager, trebuie să începem un curs pentru 19 arhivari. Facem curs de recrutare. Astăzi am doi băieți la curs la București la curs de Seelforce Mastery, un curs de 3 zile. Mult am investit și dacă nu investeam, puteam să îmi cumpar un „S Classe” dar prefer să umblu cu Skoda Superb, pentru că în fiecare om în care investesc consider că în doi ani de zile îmi va aduce un „S Classe”
A.S.: Care sunt planurile de viitor?
F.C.: Îmi doresc să fiu sănătos pentru a face lucrurile acestea. Din punct de vedere al companiei suntem într-un proces de reorganizare strategică prin care facem matricea organizării activității pentru fiecare om din firmă, astfel încât fiecare coleg știe foarte bine care sunt obiectivele noastre strategice, activitățile pe care trebuie să le facă, care sunt sarcinile și responsabilitățile pe care el le are inclusiv rezultatul. Care sunt acțiunile concrete pe care trebuie să le facă pentru a-și duce sarcinile la bun sfârșit și care este modul de monitorizare a lui și indicatorii de performanță. Aceasta este cea mai mare dorință a mea. În paralel lucrăm cu o firmă de soft care face o aplicație numai pentru noi, care cuprinde partea de clienți, costuri, depozit, astfel încât în această aplicație dacă un agent de vânzări pleacă la un client care nu este clientul meu, deja are niste costuri(costuri privind combustibilul, dar în același timp are costuri pentru rovignetă, costul de service, asigurarea) toate se împart la 0,01 lei, 0,02 lei etc.
Toate costurile le vreau foarte bine stabilite. Fiecare om, dacă face un pas greșit, să îl atenționez, iar dacă face bine, trebuie recompensat.
Am deschis aceste două depozite în Timișoara și București, iar la anul deschiderea în Constanța și Iași.
A.S.: Un mesaj către clienți.
F.C.: Suntem aici! Inovăm și ne dezvoltăm continuu pentru a fi soluția integrată și sistemică de management fizic al documentelor și de management al datelor astfel încât să vă confere siguranță în activitatea d-voastră.
Articole similare
Adaugă un comentariu
Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.
